5S là gì? Quy trình 5S được thực hiện thế nào?

Môi trường làm việc là yếu tố định hình cách làm việc, tâm trạng và cả hiệu suất công việc. Để cải tiến môi trường làm việc, phương pháp 5S đã ra đời. 5S được ứng dụng thành công trước tiên ở Nhật Bản. Phương pháp này tạo ra môi trường tiện lợi, sạch sẽ, gọn ghẽ, khoa học cho doanh nghiệp . Cùng tìm hiểu xem 5S là gì và những bước thực hiện 5S với app tuyển dụng việc làm JobsGO ngay nhé!

1. 5S là gì?

5s là gì?

5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật. Đó là Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

Sàng lọc – Kind : là xem xét, phân loại, mua và loại bỏ những thứ ko cấp thiết tại nơi làm việc. Đây là bước trước tiên trong phương pháp 5S.

Sắp xếp – Set so as : tổ chức, sắp xếp lại những vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi lúc cần sử dụng.

Sạch sẽ – Shine : thường xuyên vệ sinh, lau chùi, quét dọn mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, tránh rủi ro. Ngoài ra còn tăng tính chuẩn xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.

Săn sóc – Standardize : là tiếp tục duy trì những tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc vươn lên là 5S.

Sẵn sàng – Maintain : rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nền nếp, tác phong. 5S còn cần tuân thủ nghiêm nhặt những quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng gia công.

Từ những văn phòng, công trường tới những nhà xưởng, nơi nào với hoạt động thì cũng cần sắp xếp, phân loại. Phương pháp 5S giúp ngăn chặn sự xuống cấp của những văn phòng, nhà xưởng. Nó tạo sự thông thoáng, tiện lợi và tránh tiêu hao cho doanh nghiệp. Môi trường làm việc khoa học sẽ cải thiện tâm lý, điều kiện và tăng hiệu suất lao động.

2. Vì sao phương pháp 5S ngày càng phổ quát

Phương pháp 5S ứng dụng được với mọi loại hình tổ chức. 5S ưng ý với mọi quy mô, lĩnh vực của doanh nghiệp. Dù là ai thì cũng ưa thích sạch sẽ, tiện lợi và ngăn nắp tại nơi làm việc. Đó là lý do phương pháp 5S trở lên phổ quát.

Người Việt Nam thường ko với thói quen chọn lựa, sắp xếp đồ thường xuyên. Họ thường giữ lại tất cả mọi thứ cấp thiết và cả ko cấp thiết. Thói quen này tạo ra sự hỗn độn, bừa bộn trong sinh hoạt và làm việc.

Những nhà hàng ở Việt Nam nói riêng và những nước nghèo, đang phát triển đều thường gặp phải một số vấn đề như:

• Mang quá nhiều thứ ko cấp thiết trong tổ chức. Trang bị ko được tổ chức một cách gọn ghẽ
• Ko ngăn nắp. Lúc cần tiêu dùng tới đồ thì ko tìm thấy, phải đi sắm mặc dù với sẵn. Gây tốn phí bảo quản, phí sắm đồ mới.
• Tiêu hao thời kì trong việc tìm đồ, xếp đồ…
• Cảng kho bừa bộn, tồn kho nhiều. Giao hàng chậm trễ
• Thiết bị văn phòng bám bẩn, nhiều máy móc ko hoạt động được
• Sàn nhà, cửa sổ, đèn bị bám bụi tác động sức khỏe
• Nơi làm việc ko an toàn, xảy ra nhiều sự cố
• Ý thức lao động của viên chức chưa cao

Một số nhà hàng đang xây dựng hệ thống Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 nên 5S là bước phải. 5S giúp tiết kiệm tầm giá và cải tiến môi trường làm việc một cách hiệu quả nhất.

3. Quy trình 5S thực hiện ra sao?

Seiri – Sàng lọc

Nguyên tắc đơn thuần của sàng lọc là: “Đừng giữ những gì mà tổ chức ko cần tới”

Bước 1: Quan sát thật kỹ nơi làm việc của mình cùng với đồng nghiệp. Từ đó phát hiện, xác định những thứ ko cấp thiết cho công việc mình. Tiếp tục thông tin xem với ai cần tiêu dùng vật đó hay ko. Hủy bỏ ngay những thứ ko cấp thiết đó.

Bước 2: Nếu chưa thể quyết định xem liệu vật đó còn với ích cho công việc hay ko thì đánh dấu kèm tháng ngày sẽ hủy. Sau đó để riêng ra một chỗ.

Bước 3: Sau một khoảng thời kì, kiểm tra xem ai cần tới nó ko. Nếu ko hãy hủy bỏ vật đó.

Tổ chức cần thường xuyên phân loại, sàng lọc những vật dụng theo mức độ thường xuyên sử dụng. Sàng lọc giúp xác định được mức độ hư hỏng, bụi bẩn để tạo ra môi trường làm việc an toàn, khoa học.

Seiton – Sắp xếp

Sau bước sàng lọc, sắp xếp giúp cho mọi thứ được xếp vào đúng chỗ của nó. Nguyên tắc của sắp xếp là dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng.

Bước 1: Tất cả mọi thứ cần sắp xếp đều là những vật dụng cấp thiết. Bởi vì những vật cần loại bỏ đã được thực ngày nay bước 1 – sàng lọc. Bạn cần suy nghĩ để chiếc gì, ở đâu cho đẹp mất, thuận tiện và an toàn.

Bước 2: Trao đổi về cách sắp xếp, sắp xếp với những đồng nghiệp. Từ đó phác thảo rồi tìm ra cách sắp xếp thuận tiện nhất để quản lý và làm việc. Những vật càng hay tiêu dùng thì càng cần để sắp người sử dụng. Những vật ít tiêu dùng thì để xa hơn. Nặng để dưới và nhẹ để trên.

Bước 3: Lập ra danh mục những vật dụng và sơ đồ nơi lưu giữ. Cần ghi chú vị trí cụ thể tới từng ngăn kéo, ngăn tủ để dễ dàng trong việc tìm kiếm.

Bước 4: Nên với sơ đồ riêng về bình cứu hỏa, dụng cụ cấp cứu, van an toàn để với thể sử dụng ngay nếu xảy ra sự cố.

Để tránh lộn xộn và khó phân biệt, hãy đánh dấu chúng bằng sắc màu riêng. Ví dụ, nên sơn những màu rực rỡ, vượt trội vào những vật dụng sử dụng lúc nguy cấp như bình chữa cháy, lối thoát hiểm…

Seiso – Sạch sẽ

Một môi trường sạch sẽ sẽ tạo ra một sản phẩm chất lượng. Seiso cần thực hiện hàng ngày, hàng tuần một cách thường xuyên, liên tục.

Đừng đợi tới lúc bẩn mới quét dọn, lau chùi. Hãy dành 5 phút vệ sinh mỗi ngày để vật dụng ko với thời cơ dính bụi bẩn. Hãy tự quét dọn nơi làm việc của mình nếu muốn với một môi trường sạch đẹp.

Đây còn là bước để kiểm tra cho tổ chức. Việc vệ sinh thường xuyên còn giúp kiểm tra những vật dụng hư hỏng, bụi bẩn, tránh hỏng hóc.

Seiketsu – Săn sóc

Săn sóc giúp tạo ra một hệ thống để duy trì và giữ gìn sự sạch sẽ tại nơi làm việc. Bạn cần tạo ra một lịch làm vệ sinh cụ thể.

Cần đặt ra những tiêu chuẩn rõ ràng để kiểm tra hiệu quả của việc săn sóc. Thiết kế ra những nhãn mác rõ ràng về tiêu chuẩn cho những vị trí quy định. Thiết lập thống nhất về giới hạn, vị trí.

Shitsuke – Sẵn sàng

Đây là bước khó khăn bởi những viên chức cần tuân thủ nghiêm nhặt những quy định. Chữ S này cần được thực hiện một cách tự giác mà ko cần ai nhắc nhở, ra lệnh. Sẵn sàng một cách tự giác để trở thành một thói quen.

5S tạo ra bầu ko khí lành mạnh và thoải mái cho viên chức. Việc đảm bảo mọi người đều hiểu và đồng lòng sẽ tạo ra thành công cho 5S.

4. Tiện dụng lúc thực hiện 5S tại nơi làm việc

Phương pháp 5S sẽ tạo ra những thay đổi kỳ diệu trong nhà hàng. Lúc tìm hiểu xem 5S là gì, bạn sẽ biết được những thuận tiện to to của 5S với doanh nghiệp. 5S giúp loại bỏ những thứ ko cấp thiết khỏi nơi làm việc. 5S giúp sắp xếp môi trường làm việc tiện lợi, khuyến khích ý thức tập thể. Từ đó giúp viên chức với thái độ lao động tích cực và trách nhiệm hơn.

5S làm:

• Nơi làm việc sạch sẽ, gọn ghẽ, ngăn nắp hơn.
• Tăng cường sáng tạo, phát huy sáng kiến cải tiến
• Tạo kỷ luật cho tổ chức
• Tương trợ công việc dễ dàng hơn
• Đem lại nhiều thiện cảm, thời cơ kinh doanh
• Mọi người trở thành với kỷ luật hơn

Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho những yếu tố PQCDSM:

• P – Productiveness: Cải tiến năng suất lao động
• Q – High quality: Tăng chất lượng sản phẩm
• C – Price: Giảm tầm giá gia công
• D – Supply: Giao hàng đúng thời kì
• S – Security: Đảm bảo an toàn cho viên chức
• M – Morale: Tăng ý thức làm việc

5. Những yếu tố tạo nên thành công lúc tiến hành 5S

Lãnh đạo cam kết, tương trợ

Yếu tố trước tiên tạo nên thành công cho phương pháp 5S chính là lời cam kết của lãnh đạo. Sự hiểu biết, ủng hộ và tán thành của lãnh đạo lúc với sự hình thành những nhóm hợp tác là vô cùng cấp thiết.

Tiến hành tập huấn

Để mọi người nhận thức được vai trò, thuận tiện của 5S là yếu tố tiên quyết tới sự thành công của phương pháp này. Cần cung cấp cho mọi người những tri thức, cách tiến hành cơ bản của 5S.

Tự nguyện tham gia

Sau lúc nhận thức được ý nghĩa, họ sẽ tự giác, chủ động tiến hành 5S như một thói quen. Tạo ra môi trường xúc tiến ý thức tự nguyện của mọi người là yếu tố cơ bản của 5S.

Lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn

Chu trình thực hiện 5S cần sự lặp lại liên tục, ko ngừng nghỉ. Điều này nhằm duy trì, cải tiến công việc quản lý của tổ chức.

5S ứng dụng trước tiên tại Toyota ở Nhật Bản. Với nguyên tắc lấy con người làm trọng tâm phát triển, 5S đang dần phổ quát tại Việt Nam. Những thuận tiện to to từ 5S mang lại tạo ra những hiệu quả tức thì, xây dựng hình ảnh nhà hàng hiệu quả mà tốn ít kinh phí.

Ngoài sở Ngoại vụ TP Đà Nẵng, 5S còn được ứng dụng ở rất nhiều nhà hàng như CNC VINA, nhà hàng Điện lực Sơn La, nhà hàng Scavi Huế… Tìm hiểu xem 5S là gì, những bước thực hiện 5S để với thể ứng dụng thành công là điều cấp thiết với mọi doanh nghiệp hiện nay.